先日は Misoca（みそか）
を使った見積書・請求書の作成が便利だという記事を書きました。
今回は、Misocaで作成した見積書や請求書、案件の概要をチームで効率よく管理する方法について紹介します。
少人数の会社経営者や個人事業主の方には特に便利だと思いますので、現在の管理方法と比べてみて良くなりそうな気がしたら試験的に始めてみる事をおすすめします！
案件管理にはTrelloを利用
タスク管理ツールとしてすっかり定着したTrelloですが、案件管理にも非常に便利です。詳しい使い方は色々ググってみてください。
基本的な使い方は、案件が発生したら「カード」を作成し、案件のステータスが変わったら該当の「リスト」へ移動させるという感じです。
案件管理を始めるには、この「カード」と「リスト」のフォーマットを決めるだけなのですが、事業規模や内容、共有するチームの人数等によって、最適な形がそれぞれ違います。
うちの管理方法を紹介しておきますので、参考にしてみてください！
案件（＝カード）を作成
カードを見てすぐに案件の概要がわかるように、タイトルには必要な情報を規定のフォーマットでまとめましょう。
うちの場合は「161001【クライアント名】案件名」というタイトルでカードを作成しています。
カード詳細には下記の情報をまとめています。
- 見積書を添付
- 必要経費をメモ
- 期限日を設定
- チームメンバーのコメント
案件ステータス（＝リスト）を作成
案件管理ツールをチームのみんながストレスなく使えるかどうかは、作成するリストにかかっています。うちの場合はあれこれ試した結果、下記5つのステータスに分ける管理がぴったりはまっています。
- 見積作成中
- 見積先方確認中
- 見積確定/作業進行中
- 納品完了
- 請求書送付済
ステータス作成の際は、
- ステータスは多すぎず少なすぎず。必要最小限に。
- ステータス名を見れば、何のリストなのか想像できるように。
を意識しています。
1人で使っている場合は自分さえ把握できればよいのですが、チームで使っている場合は、説明しなくてもわかるステータス名にする事が重要です。これってどういう時に使うステータスだっけ？とならないように、本当に必要なステータスのみに絞り込む事が重要です。
管理フローの概要
具体的にどのように使っているかというと…
クライアントからの相談
担当者が、要件や資料を添付してカードを作成し「見積作成中」リストに追加します。
カード内でチームのメンバーとコメントのやりとりが出来るので、デザイナー、エンジニア、プランナー等、案件に関わる人達と、工数についてのやりとりをして、見積りを作成します。
見積りをクライアントに送信
クライアントに見積りを送信した後、カードを「見積先方確認中」リストへ移動します。
受注に至るまでに、クライアントからの相談で条件を変えて再見積もりを行ったりするのも、このステータス内で行います。
期限日を設定しておく事ができるので、◯ヶ月経ったら「失注」リストへ移動させる等のフローを加えても良いかもしれません。
受注が確定したら
カードを「見積確定/作業進行中」に移動させます。これによって、今どんな案件が動いているのかチームのみんながざっくり把握できます。
これも期限日に納期を設定しておけば、何か予定外の事が起きてないのかなども把握しやすくてよいです。
納品したら
案件の担当者は、納品後に「納品完了」リストへカードを移動させます。
請求担当者は、このリストに入っている案件について月末にまとめて請求業務を行います。毎月末には、ここのリストが空になるように運用します。
請求書を送付
請求担当者は、請求書の送付が完了したら「請求書送付済」リストへ移動します。
現場の担当者も、いちいち経理に確認を取らなくても既に請求書を送付したのか把握できるので、常時共有しておく事は地味に便利です。
まとめ
Trelloで案件管理、そして以前紹介したMisocaで見積書・請求書管理をする事で、今どんな案件が走っていて、どんな状態なのか、何をすべきなのかがクリアになりました。
こういった管理ツールは、チームのみんなにとって便利なものでないとただのストレスになり、結果的に使わなくなる事もあります。チームに合ったリストを追求して、幸せな管理方法を探ってみてください！
